Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick & Geltungsbereich
Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Webangebote, Dienste und Anwendungen der Meerkat Software Solutions GmbH unter der Hauptdomain https://immofolio.net (Landingpage und Informationsangebote) sowie der Web-Applikation https://app.immofolio.net (Investor-Cockpit & Immobilienverwaltung).
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Web-Applikation nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer nachfolgenden Datenschutzerklärung.
Datenerfassung auf unseren Plattformen
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber der Plattformen, die Meerkat Software Solutions GmbH. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung sowie dem Impressum entnehmen.
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie bei der Registrierung für die Web-App (E-Mail-Adresse, Passwort), bei der Erfassung Ihres Immobilienportfolios (Objekte, Einheiten, Mietverträge, Zählerstände, Abrechnungsbelege) oder bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail angeben.
Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website oder Nutzung der App durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs, IP-Adresse). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website oder Web-App betreten.
Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie, sichere und performante Bereitstellung der Plattformen zu gewährleisten. Die in der Web-App erfassten Daten dienen der Bereitstellung der Softwarefunktionen (Portfolio-Übersicht, Renditeberechnung, Nebenkostenabrechnung, Belegmanagement und Steuer-/AfA-Auswertungen). Wir setzen keine Third-Party-Marketing- oder Tracking-Cookies ein.
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
2. Verantwortliche Stelle & Hosting-Infrastruktur
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf der Website (immofolio.net) sowie in der Web-Applikation (app.immofolio.net) ist:
Meerkat Software Solutions GmbH
Vertreten durch: Frank Adrian
Rantzaustrasse 2
22041 Hamburg
Deutschland
E-Mail: hallo@immofolio.net
Website: https://immofolio.net
Web-App: https://app.immofolio.net
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Hosting der Landingpage (Firebase Hosting / Google Cloud)
Wir hosten unsere Landingpage (immofolio.net) bei Firebase Hosting, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).
Beim Aufruf der Website erfasst Google Server-Logdateien inklusive Ihrer IP-Adresse, um die Website zuverlässig, schnell und sicher auszuliefern. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Website). Soweit Daten in die USA übertragen werden, stützt sich Google auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework.
Hosting der Web-Applikation (Vercel)
Die Web-Applikation (app.immofolio.net) wird gehostet und ausgeliefert über Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA („Vercel“).
Vercel stellt die Cloud-Infrastruktur und das Serverless-Hosting für unsere Next.js-Applikation bereit. Bei Zugriff auf die Web-App verarbeitet Vercel technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, HTTP-Header, Zugriffszeitpunkt), um die Anwendung sicher und performant auszuliefern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung zur Bereitstellung der Web-App) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Ausfallsicherheit und Performance). Die Datenübermittlung in die USA wird durch Standardvertragsklauseln (SCC) und das Data Privacy Framework abgesichert.
Datenbank, Authentifizierung & Cloud Storage (Supabase)
Für die sichere Speicherung von Benutzerkonten, Anmeldedaten, Datenbankinhalten (Immobiliendaten, Mietverhältnisse, Berechnungen) und hochgeladenen Dokumenten (Belege, Abrechnungen) nutzen wir Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur.
Unsere Supabase-Datenbank- und Storage-Instanzen werden in zertifizierten Rechenzentren der AWS EU-Region (Frankfurt am Main, Deutschland) betrieben. Personenbezogene Daten und Dokumente verbleiben somit auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind für uns nicht im Klartext einsehbar. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrages für Immofolio).
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Wir haben mit allen technischen Dienstleistern (Google, Vercel, Supabase, Resend, Anthropic) Verträge zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreements gem. Art. 28 DSGVO) bzw. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die gewährleisten, dass Ihre Daten streng weisungsgebunden und nach europäischen Datenschutzstandards verarbeitet werden.
3. Allgemeine Hinweise, Rechtsgrundlagen & Ihre Rechte
Speicherdauer
Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt (z. B. bei Löschung Ihres Benutzerkontos). Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen gesetzlich zulässigen Aufbewahrungsgründe haben (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen; nach Ablauf dieser Fristen erfolgt die Löschung).
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von Daten auf unserer Website und in der Web-App stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags über die Nutzung der Immofolio-Software oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung für bestimmte Verarbeitungen erteilt haben.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung rechtlicher und steuerlicher Verpflichtungen erforderlich.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse unseres Unternehmens an der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Systeme.
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO):
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN. WIDERSPRECHEN SIE, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.
Betroffenenrechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit).
SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Sowohl https://immofolio.net als auch https://app.immofolio.net nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine lückenlose SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Alle Daten zwischen Ihrem Endgerät und unseren Servern werden verschlüsselt übertragen.
4. Datenverarbeitung in der Web-App (https://app.immofolio.net)
Registrierung und Benutzerkonto
Um die Funktionen von Immofolio nutzen zu können, müssen Sie ein Benutzerkonto anlegen. Hierbei werden folgende Pflichtdaten erhoben:
- E-Mail-Adresse
- Passwort (wird ausschließlich gehasht gespeichert)
- Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses. Sie können Ihr Konto und die darin gespeicherten Daten jederzeit löschen lassen.
Verarbeitung von Portfolio-, Immobilien- und Mieterdaten
In der Web-Applikation können Sie Daten zu Ihren Immobilienobjekten erfassen und verwalten:
- Objekt- und Einheitenstammdaten: Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Anschaffungskosten, AfA-Parameter, Finanzierungsdaten.
- Mietverhältnisse & Mieterdaten: Mieternamen, Mieteinheit, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlungen, Mietbeginn/-ende, Kontaktdaten.
- Finanz- und Abrechnungsdaten: Einnahmen, Ausgaben, Belege, Zählerstände, Umlageschlüssel für Nebenkosten.
Die Verarbeitung dieser Daten dient der Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), insbesondere der Auswertung von Cashflow, Rendite, AfA-Berechnung und der Erstellung von Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnungen. Sofern Sie personenbezogene Daten von Dritten (z. B. Mietern) eingeben, obliegt Ihnen als Vermieter die Rechtmäßigkeit der Datenerhebung im Verhältnis zu Ihren Mietern.
Dokumenten-Upload und Cloud-Speicher
Sie können in der Web-App Dokumente (z. B. Rechnungen, Handwerkerbelege, Mietverträge, Übergabeprotokolle, PDF-Abrechnungen) hochladen. Diese Dateien werden verschlüsselt im Cloud Storage von Supabase in der EU (Frankfurt) gespeichert. Die Dokumente sind streng abgeschirmt (Row-Level Security) und nur für Ihren authentifizierten Benutzer-Account zugänglich.
KI-gestützte Beleg- und Dokumentenanalyse (Anthropic Claude API)
In der Web-App bieten wir eine optionale, KI-gestützte Belegerkennung und Nebenkostenanalyse an. Wenn Sie Belege oder Rechnungen für die automatische Abrechnung analysieren lassen, werden die Textinhalte des Dokuments über eine verschlüsselte API-Schnittstelle an Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA übermittelt.
Anthropic verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag zur Textextraktion und Kategorisierung der Nebenkostenposten. Anthropic verwendet über die API übermittelte Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Funktionsbereitstellung) sowie EU-Standardvertragsklauseln.
E-Mail-Versand (Resend)
Für den Versand von transaktionalen E-Mails (wie E-Mail-Bestätigung nach Registrierung, Zurücksetzen des Passworts oder optionaler digitaler Versand von Nebenkostenabrechnungen) nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., 2261 Market Street #5134, San Francisco, CA 94114, USA).
Hierbei wird die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der Inhalt der jeweiligen E-Mail über die Server von Resend verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Übermittlung in die USA ist über Standardvertragsklauseln abgesichert.
Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. an hallo@immofolio.net) kontaktieren, wird Ihre Anfrage samt den übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Anfrageinhalt) zwecks Bearbeitung bei uns verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).
5. Cookies, Lokale Speicherung & Webanalyse
Keine Werbe- oder Marketing-Tracker
Weder auf unserer Landingpage (https://immofolio.net) noch in unserer Web-App (https://app.immofolio.net) setzen wir Marketing-Cookies, Werbenetzwerk-Tracker oder profilbildende Werbetechnologien (wie Google Ads, Meta Pixel o. Ä.) ein.
Technisch notwendige Speicherung (Session-Tokens & LocalStorage)
In der Web-Applikation (app.immofolio.net) nutzen wir die lokale Speicherung Ihres Browsers (LocalStorage / SessionStorage sowie technisch notwendige Cookies), um Ihren Anmeldestatus (Auth-Session) über Seitenaufrufe hinweg aufrechtzuerhalten. Ohne diese Speicherung ist ein sicherer Login und die Nutzung des geschützten App-Bereichs technisch nicht möglich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Datenschutzfreundliche Performance-Messung (Vercel Analytics & Speed Insights)
Zur Gewährleistung der technischen Stabilität, Ladezeiten-Optimierung und Fehleranalyse nutzt unsere Web-App Vercel Web Analytics und Speed Insights. Diese Dienste erfassen aggregierte Performance-Metriken (z. B. Ladezeiten, Fehlerraten, Seitentyp) vollständig ohne Cookies und ohne Erstellung von Nutzerprofilen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Gewährleistung von Stabilität und Betriebssicherheit).
6. Externe Links
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